Reforma tributária no escritório de arquitetura: a decisão que vence em setembro

Imposto é um dos maiores custos de um escritório de arquitetura. Em muitas empresas, perde apenas para a folha de pagamento. Mesmo assim, é o custo menos gerenciado da casa. O sócio negocia honorário linha a linha, revisa o custo da equipe, pesquisa preço de software antes de assinar. O regime tributário, não. Foi escolhido na abertura da empresa, quase sempre por indicação do contador da época, e nunca mais passou por revisão. Em um ano normal, essa inércia já custa dinheiro. Em 2026, ela custa mais. A reforma tributária começou a valer e trouxe uma decisão com prazo marcado: entre 1º e 30 de setembro, as empresas do Simples Nacional escolhem como vão recolher os novos impostos a partir de 2027. Quem não escolher com conta feita vai aceitar o padrão sem saber o que está aceitando.

Primeiro, o que já mudou. Em 2026 os dois novos tributos entraram em fase de teste. A CBS, federal, aparece nas notas fiscais com alíquota de 0,9%. O IBS, de estados e municípios, aparece com 0,1%. Nessa fase eles são destacados nos documentos fiscais das empresas do regime normal, mas em regra não geram pagamento novo. O objetivo é testar o sistema, os cadastros e as notas. Para quem está no Simples Nacional, nada mudou na prática: o DAS continua igual e a empresa nem destaca os novos tributos na nota em 2026. A mudança real começa em 2027, quando a CBS substitui o PIS e a Cofins e o sistema novo passa a rodar de fato. Depois disso a transição segue em etapas até 2033, quando o ISS e o ICMS deixam de existir. É uma mudança longa, mas as decisões importantes acontecem agora, no começo.

Agora, a decisão de setembro. Entre os dias 1º e 30 de setembro de 2026, a empresa optante do Simples escolhe entre dois caminhos, com efeito a partir de janeiro de 2027. No primeiro, tudo continua dentro do DAS: a empresa segue recolhendo os tributos em guia única, como sempre fez. No segundo, a empresa permanece no Simples para os demais tributos, mas passa a recolher a CBS e o IBS por fora, pelo regime regular, com apuração própria. À primeira vista parece um detalhe de contabilidade. Não é. A escolha muda o preço que o seu cliente enxerga quando compara o seu escritório com outro.

A razão está no crédito. O sistema novo é não cumulativo: quando uma empresa do regime normal contrata um serviço, ela desconta o imposto pago pelo fornecedor do imposto que ela mesma deve. Se o escritório recolhe tudo dentro do DAS, o cliente aproveita um crédito pequeno, limitado ao que foi pago dentro do Simples. Se o escritório recolhe a CBS e o IBS por fora, o cliente aproveita o crédito cheio. Um exemplo simplificado mostra o efeito. Dois escritórios cobram 100 mil reais pelo mesmo projeto para uma incorporadora. O primeiro recolhe por dentro e transfere um crédito pequeno. O segundo recolhe por fora e transfere um crédito várias vezes maior. Para a incorporadora, o custo líquido do segundo escritório fica menor, com o mesmo honorário na proposta. Quem atende construtora, incorporadora, varejo ou empresa em geral precisa fazer essa conta antes de setembro. Quem atende quase só pessoa física tende a ficar melhor por dentro, porque pessoa física não aproveita crédito nenhum.

Enquanto essa transição avança, o fator R continua valendo dentro do Simples, e muita empresa perde dinheiro nele por pura desorganização. A regra: arquitetura é tributada pelo Anexo V, o de alíquotas mais altas, a menos que a folha de pagamento, incluindo o pró-labore dos sócios, some pelo menos 28% do faturamento dos últimos doze meses. Nesse caso a tributação cai para o Anexo III, com alíquotas menores. A diferença entre os dois anexos chega a vários pontos percentuais do faturamento, todo mês. Um escritório com equipe registrada e pró-labore formalizado costuma alcançar os 28%. Um escritório que remunera os sócios só por distribuição de lucros, não. Antes de qualquer discussão sobre reforma, vale conferir em qual anexo a empresa está e por quê. Há escritório pagando Anexo V sem necessidade, por não ter arrumado o pró-labore.

Há ainda uma variável que muda a comparação para a categoria: a redução para profissões regulamentadas. A lei da reforma prevê alíquota 30% menor de CBS e IBS para serviços de profissões com conselho e regulamentação própria, e arquitetura e urbanismo estão nessa lista. Isso não torna o regime regular automaticamente vantajoso, porque a alíquota cheia do sistema novo é alta para serviços. Mas encurta a distância, principalmente para escritórios maiores ou com carteira concentrada em clientes corporativos. É uma variável para entrar na simulação, não uma resposta pronta.

A decisão, portanto, não se toma em conversa de corredor. Ela se toma com uma simulação feita sobre os números do seu escritório. Leve três perguntas objetivas ao contador. Primeira: qual parcela do meu faturamento vem de clientes pessoa jurídica do regime normal, que aproveitariam crédito cheio? Segunda: qual seria minha carga total em cada cenário, considerando o fator R, a redução de 30% e o meu nível de folha? Terceira: se eu optar por recolher por fora, quanto cresce meu custo de rotina, com apuração separada e obrigações acessórias novas? Peça a resposta por escrito, com números do seu escritório, não com exemplos genéricos. Contador bom responde as três com uma planilha. Se a resposta vier vaga, insista ou busque uma segunda opinião. A decisão vale dinheiro demais para ficar no achismo.

O erro clássico nesse tipo de prazo é decidir em cima da hora. Setembro parece distante, mas uma simulação séria depende de dados organizados: faturamento separado por tipo de cliente, folha atualizada, pró-labore definido. Agosto é o mês de arrumar esses números e marcar a conversa. Quem chega a setembro com a conta feita escolhe com clareza. Quem chega sem a conta aceita a opção padrão e descobre o efeito em 2027, quando um concorrente que fez a lição de casa apresentar, para o mesmo cliente, um custo líquido menor com o mesmo honorário. A reforma vai mexer no preço de todo mundo que vende serviço. A escolha do escritório é simples: participar dessa conta agora ou ser surpreendido por ela depois.