Lucro no relatório, caixa vazio: a diferença entre competência e caixa

No fim do mês, o relatório aponta lucro de R$ 18 mil. No mesmo dia, o saldo em conta mal cobre a folha da semana seguinte. O sócio olha os dois números e faz a pergunta que todo contador já ouviu: se a empresa lucrou, onde está o dinheiro?

Essa cena se repete em escritórios de todos os tamanhos e quase nunca indica erro na contabilidade. Indica leitura errada. O lucro e o saldo em conta são medidos por critérios diferentes. O lucro segue o regime de competência. O saldo segue o regime de caixa. Os dois estão certos. Eles apenas respondem perguntas diferentes.

Regime de competência registra receitas e despesas no período em que o serviço acontece, sem olhar a data do pagamento. Regime de caixa registra o dinheiro no dia em que ele entra ou sai da conta. Parece detalhe técnico. Na rotina de um escritório de arquitetura, é a diferença entre parecer rico e conseguir pagar a equipe.

Um exemplo com números. O escritório fecha em janeiro um projeto de R$ 60 mil, parcelado em 12 vezes de R$ 5 mil. A produção se concentra nos quatro primeiros meses: estudo preliminar, anteprojeto e boa parte do executivo. Pelo regime de competência, a receita aparece no relatório conforme o trabalho é entregue. Fevereiro e março mostram meses fortes, com receita alta e lucro bonito.

Pelo regime de caixa, a história é outra. Em fevereiro e março entram apenas as parcelas de R$ 5 mil. A equipe inteira trabalhou no projeto, a folha saiu cheia, e o caixa recebeu uma fração do valor. O lucro existe, mas está parcelado no futuro. O escritório financiou o cliente sem perceber.

O movimento contrário também engana. Num mês fraco de produção, entram parcelas de projetos antigos e uma entrada de assinatura de contrato novo. O caixa fica cheio e dá sensação de folga. A competência mostra o oposto: aquele dinheiro paga trabalho que ainda vai ser feito. Gastar essa folga é gastar salário dos próximos meses.

Onde o dinheiro se esconde, na prática. Primeiro: parcelas a receber, o maior estoque invisível do escritório. Segundo: impostos sobre notas já emitidas, que vencem semanas depois. Terceiro: décimo terceiro e férias, que crescem todo mês sem sair da conta, até saírem de uma vez. Quarto: compras e assinaturas parceladas. Quinto: retiradas dos sócios feitas fora do pró-labore combinado.

Cada um desses itens abre distância entre o lucro do relatório e o dinheiro disponível. Somados, eles explicam quase sempre a pergunta do início. O lucro está lá. Está espalhado entre contas a receber, provisões e compromissos futuros.

É aqui que entra o capital de giro. Capital de giro é a reserva que cobre a diferença entre o ritmo de pagar e o ritmo de receber. A conta simples: some o custo fixo mensal do escritório, incluindo folha, encargos, aluguel, softwares e pró-labore. Multiplique por dois ou três. Esse é o valor que precisa existir em reserva, separado do dinheiro do dia a dia.

Exemplo: um escritório com custo fixo de R$ 40 mil por mês precisa de R$ 80 mil a R$ 120 mil de reserva. Com esse colchão, um cliente que atrasa ou um mês fraco de vendas viram problema administrativo, não crise. Sem ele, qualquer atraso vira noite sem dormir e desconto aceito no desespero.

Como montar a reserva se ela não existe: defina um percentual fixo de tudo que entra, entre 5% e 10%, e transfira para uma conta separada no dia do recebimento. Trate como boleto. Reserva construída com sobra de fim de mês não sai do papel, porque sobra raramente existe.

Com os conceitos claros, a rotina de leitura fica simples. Uma vez por semana, olhe o fluxo de caixa projetado das próximas oito semanas: o que entra, o que sai, o saldo ao fim de cada semana. Essa leitura responde quando. Quando dá para pagar, quando vai faltar, quando é hora de antecipar ou cobrar.

Uma vez por mês, olhe a DRE por competência, o relatório que mostra receita, custos e resultado do mês. Essa leitura responde se. Se a operação dá lucro, se a margem está no alvo, se algum custo saiu da linha. Dois relatórios, duas perguntas, trinta minutos por semana no total.

O erro mais caro é decidir com o relatório errado. Contratar porque a DRE mostra lucro, sem olhar o caixa, é assumir um custo fixo imediato contra uma receita que chega parcelada. Segurar um investimento porque o caixa está baixo, sem ver que a DRE é saudável e as parcelas chegam em oito semanas, é perder oportunidade por susto.

A regra final é direta. Lucro responde se o negócio funciona. Caixa responde se o mês fecha. O escritório maduro lê os dois, lado a lado, todo mês. Quando os dois estão saudáveis, dá para crescer com segurança. Quando apenas um está, o número fraco define o tamanho do próximo passo.