Acompanhamento de obra: como precificar sem virar prejuízo

Pergunte a um escritório qual é a margem da etapa de acompanhamento de obra e a resposta costuma ser silêncio. Não porque a margem seja baixa, mas porque ninguém a separou. O acompanhamento entra no contrato como um item genérico, às vezes como percentual sobre o valor da obra, às vezes como cortesia embutida no projeto, e a partir dali vira uma sequência de visitas, ligações, mensagens de fim de semana e decisões tomadas no canteiro. Quando a obra termina, um ano depois, o escritório já não sabe quantas horas gastou. Sabe só que foram muitas.

Vale entender por que essa etapa é vendida tão mal. O projeto tem começo, meio e fim claros: briefing, estudo, anteprojeto, executivo, entrega. O escritório sabe estimar quantas horas cada fase consome. A obra não tem esse contorno. Ela depende do ritmo do construtor, do fornecedor que atrasa, do cliente que muda de ideia na frente do pedreiro. Como o escopo é difícil de estimar, muitos escritórios preferem não estimar, e cobram um valor simbólico ou um percentual solto. Outros oferecem o acompanhamento como diferencial, gratuito, para fechar o projeto. Nos dois casos o resultado é o mesmo: uma etapa com custo alto e receita baixa ou inexistente.

O custo real de uma visita é maior do que parece. Uma visita de duas horas numa obra a 40 minutos do escritório consome, no mínimo, três horas e meia de deslocamento e presença. Depois vem o relatório de visita, com fotos e apontamentos, que leva mais uma hora se for bem feito. Depois vem o retorno ao cliente e ao construtor, por telefone ou mensagem, para resolver o que foi identificado, que consome mais uma hora espalhada ao longo da semana. Uma visita, portanto, custa entre cinco e seis horas de arquiteto. Com um custo-hora de 120 reais, cada visita custa ao escritório de 600 a 720 reais, antes de qualquer margem. Uma obra de oito meses com visita semanal são cerca de 35 visitas, ou algo entre 21 mil e 25 mil reais de custo. Poucos contratos cobram isso.

Existem três modelos de cobrança que funcionam, e a escolha depende do tipo de obra e do perfil do cliente. O primeiro é o pacote de visitas: o contrato prevê um número fechado, por exemplo 12 visitas ao longo da obra, com preço definido, e toda visita adicional é cobrada avulsa. É o modelo mais simples de explicar e o mais fácil de controlar. O segundo é a mensalidade por período de obra: o escritório cobra um valor fixo por mês enquanto a obra durar, com um número de visitas previsto por mês. É o modelo mais justo quando a obra é longa, porque a receita acompanha a duração. O terceiro é a hora avulsa: o cliente paga por visita ou por hora, sem compromisso mínimo. Funciona para obras pequenas ou para clientes que querem acompanhamento pontual, mas exige disciplina de registro e cobrança que muitos escritórios não têm.

Qualquer que seja o modelo, o contrato precisa dizer com clareza quatro coisas. Primeiro, o número de visitas ou o período coberto, e o que acontece quando esse limite é ultrapassado. Segundo, o prazo previsto da obra e a regra de reajuste caso ela se estenda, porque obra que dura o dobro do previsto não pode custar o mesmo para o escritório. Terceiro, o que está incluído na visita: verificação de conformidade com o projeto, orientação à equipe de execução, registro fotográfico. Quarto, e mais importante, o que não é responsabilidade do escritório: fiscalização de segurança do trabalho, gestão de compras, medição de serviços para pagamento do construtor, gerenciamento de cronograma. Sem essa lista do que fica de fora, o cliente entende que o arquiteto responde por tudo que acontece no canteiro, e o escritório acaba respondendo mesmo.

O atraso da obra merece atenção separada, porque é o principal mecanismo pelo qual essa etapa vira prejuízo. O contrato previa oito meses e a obra leva quatorze. As seis visitas a mais por mês, ou as vinte e quatro visitas adicionais no total, raramente são cobradas, porque o escritório se sente constrangido em cobrar por um atraso que não causou. Mas o escritório também não causou o atraso, e é ele quem paga. A proteção é simples e precisa estar no contrato: o acompanhamento cobre o prazo previsto, e a extensão além desse prazo é cobrada por mês adicional ou por visita adicional, com valor já definido. Quando a regra existe desde o início, cobrar deixa de ser desgaste e vira cumprimento do combinado.

Há ainda o trabalho invisível, que nenhum modelo de visita captura sozinho. São as mensagens do construtor às sete da manhã perguntando a altura do rodapé, a ligação do cliente no sábado sobre a cor do rejunte, a reunião com o marceneiro que não estava prevista. Esse volume de atendimento à distância pode chegar a metade das horas da etapa de obra. Duas medidas ajudam. A primeira é definir canal e horário de atendimento no contrato, com resposta em dia útil. A segunda é incluir na mensalidade ou no pacote uma cota de horas de atendimento remoto, e registrar essas horas como se fossem visita. O que não é registrado não é cobrado e não é aprendido.

O indicador que fecha o ciclo é a margem da etapa de obra medida em separado da margem do projeto. Isso exige que as horas de obra sejam apontadas com uma etiqueta própria, e que a receita dessa etapa esteja separada da receita de projeto. Feito isso, o escritório descobre um número que costuma incomodar: a etapa de projeto tem margem de 30% e a etapa de obra tem margem negativa, e o resultado do contrato como um todo esconde o problema. Só quando os dois números aparecem lado a lado é que a conversa sobre preço da obra ganha base.

Precificar acompanhamento de obra não é uma questão de coragem para cobrar mais. É uma questão de saber quanto custa e de escrever a regra antes de começar. Quando o escritório sabe que cada visita custa 700 reais, que a obra tem prazo previsto e que a extensão tem preço, a etapa deixa de ser uma zona cinzenta e passa a ser um serviço com escopo, preço e margem. O cliente, na maioria das vezes, prefere assim. Ele sabe o que está pagando e o que vai receber, e o arquiteto sabe até onde vai a sua responsabilidade.